Pitanja i odgovori

Članom 115a Zakona o zaposlenima u autnomnim pokrajinama i jedinicama lokalne samouprave ("Sl. glasnik RS", br. 21/2016, 113/2017, 95/2018, 114/2021, 92/2023, 113/2017 - dr. zakon, 95/2018 - dr. zakon, 86/2019 - dr. zakon, 157/2020 - dr. zakon, 123/2021 - dr. zakon i 92/2023) predviđeno je da se u slučaju premeštaja, odnosno preuzimanja, obavezno sprovodi provera ponašajnih i posebnih funkcionalnih kompetencija potrebnih za obavljanje poslova na radnom mestu na koje se službenik premešta, odnosno preuzima ako te kompetencije nisu određene kao zahtev za obavljanje poslova radnog mesta koje je službenik obavljao pre premeštaja, odnosno preuzimanja. Izuzetno od toga, rukovodilac može doneti odluku da se sprovede provera i drugih kompetencija koje su potrebne za obavljanje poslova radnog mesta. Provera navedenih kompetencija vrši se u postupku koji odredi rukovodilac primenom načina provere kompetencija u izbornom postupku. Službenik, odnosno državni službenik može se premestiti, odnosno preuzeti na drugo radno mesto ako se utvrdi da poseduje kompetencije potrebne za obavljanje poslova na koje se premešta, odnosno preuzima. Rukovodilac organa u koji se službenik premešta ili preuzima, odnosno državni službenik preuzima, ima pravo uvida u izveštaj o njegovom ocenjivanju, odnosno izveštaj o vrednovanju njegove radne uspešnosti.

Dakle, u slučaju preuzimanja to će izgledati tako što će se pre samog preuzimanja izvršiti uvid u obrazac kompetencija radnog mesta sa koga se službenik preuzima i obrazac kompetencija radnog mesta na koje se preuzima i nakon toga izvršiti proveru nedosajućih kompetencija (ponašajnih i posebnih funkcionalnih kompetencija). Ukoliko su, na primer, u oba obrasca kompetencija utvrđene iste posebne funkcionalne kompetencije u određenoj oblasti rada i posebne funkcionalne kompetencije za određeno radno mesto, u tom slučaju neće biti potrebe da se vrši provera. Ukoliko su utvrđene različite posebne funkcionalne kompetencije, proveru može da sprovede, na primer, rukovodilac organizacione jedinice u koju se službenik preuzima u saradnji sa službenikom za upravljanje ljudskim resursima, primenom metoda koje su predviđene za proveru posebnih funkcionalnih kompetencija. Posebne funkcionalne kompetencije mogu se proveravati pisanim i usmenim putem; оblici pisane provere mogu biti esej i pisana simulacija, dok je оblik usmene provere usmena simulacija (član 44. Uredbe o sprovođenju internog i javnog konkursa za popunjavanje radnih mesta u autonomnim pokrajinama i jedinicama lokalne samouprave). Najefikasniji način provere bi bio da se službeniku zada jedan zadatak kroz koji će mu se proveriti sve nedostajuće posebne funkcionalne kompetencije. Ukoliko je neko radio na izvršilačkom radnom mestu, a preuzima se na radno mesto rukovodioca organizaione jedinice, potrebno je proveriri i ponašajnu kompetenciju „Upravljanje ljudskim resursima“ putem intervjua na bazi kompetencija. Ovu proveru može sprovesti lice koje je pohađalo program obuke za sprovođenje intervjua baziranog na kompetencijama ili da se profesionalno bavi procenom ponašajnih kompetencija.

 Posebno ističemo nekoliko stvari u vezi sa sporazumom. Do početka primene izmena i dopuna Zakona o zaposlenima u AP i JLS, tj. do 1. januara 2024. godine, nije se vršila nikakva provera znanja, veština, sposobnosti ili kompetencija službenika koji se preuzima. S obzirom da je sada predviđeno nekoliko prethodnih radnji pre samog preuzimanja – provera posebnih funkcionalnih kompetencija i eventualno provera ponašajne kompetencije „Upravljanje ljudskim resusima“ ukoliko se preuzima na rukovodeće radno mesto – smatramo da je potrebno to i urediti sporazumom. Sporazumom bi, na prvom mestu, trebalo predvideti da će organ iz koga se preuzima službenik ustupiti obrazac kompetencija radnog mesta sa koga se preuzima kako bi se analizirala razlika u kompetencijama. Dalje bi sporazumom trebalo dati pravni osnov da organ u koji se službenik preuzima vrše neophodne provere kompetencija. Na kraju, smatramo da bi sporazumom trebalo urediti i situaciju u slučaju da službenik nezadovolji na proveri kompetencija

Članom 9. Uredbe o kriterijumima za razvrstavanje radnih mesta i merilima za opis radnih mesta službenika u autonomnim pokrajinama i jedinicama lokalne samouprave predviđeno je da se izvršilačka radna mesta razvrstavaju tako što se na opis svih poslova radnog mesta primene merila za procenu radnog mesta i potom odredi zvanje koje najbolje odgovara radnom mestu. Zvanja u koja se razvrstavaju radna mesta su: viši savetnik, samostalni savetnik, savetnik, mlađi savetnik, saradnik, mlađi saradnik, viši referent, referent i mlađi referent.

Članom 10. iste uredbe predviđeno je da su merila za procenu radnog mesta: složenost poslova, samostalnost u radu, odgovornost, poslovna komunikacija i kvalifikacije.

Imajući u vidu sve navedeno, a naročito merila koja su utvrđena navedenom uredbom, radna mesta razvrstana u različita zvanja bi trebalo da imaju različite opise poslova, na prvom mestu u pogledu merila za procenu radnog mesta.

Po pitanju prava na korišćenje godišnjeg odmora u slučaju mirovanja radnog odnosa, Ministarstvo za rad, zapošljavanje, boračka i socijalna pitanja dalo je mišljenje br. 011-00-52/2016-02 od 29.2.2016. godine, u kome se izmedju ostalog kaže:

"Odredbom člana 68. Zakona o radu ("Sl. glasnik RS", br. 24/05, 61/05, 54/09, 32/13 i 75/14) propisano je da zaposleni ima pravo na godišnji odmor u skladu sa ovim zakonom. Zaposleni stiče pravo na korišćenje godišnjeg odmora u kalendarskoj godini posle mesec dana neprekidnog rada od dana zasnivanja radnog odnosa kod poslodavca. Pod neprekidnim radom smatra se i vreme privremene sprečenosti za rad u smislu propisa o zdravstvenom osiguranju i odsustva s rada uz naknadu zarade.

Odredbom člana 79. Zakona o radu utvrđeni su slučajevi kada zaposleni ima pravo na mirovanje radnog odnosa. Tokom trajanja mirovanja radnog odnosa zaposleni odsustvuje s rada, a sva prava i obaveze koje se stiču na radu i po osnovu rada miruju, te zaposleni ima pravo na godišnji odmor srazmerno broju meseci koje je proveo na radu, pre ili nakon mirovanja radnog odnosa. Tokom obavljanja funkcije kod drugog poslodavca, zaposleni ostvaruje srazmeran godišnji odmor kod poslodavca kod kojeg obavlja funkciju.

Imajući u vidu navedeno, zaposlenom koji odsustvuje s rada po osnovu mirovanja radnog odnosa u skladu sa članom 79. Zakona o radu miruje i pravo na godišnji odmor, osim ako je zakonom, opštim aktom, odnosno ugovorom o radu drugačije određeno.

Odredbom člana 76. Zakona o radu propisano je da je u slučaju prestanka radnog odnosa poslodavac dužan da zaposlenom koji nije iskoristio godišnji odmor u celini ili delimično, isplati novčanu naknadu umesto korišćenja godišnjeg odmora, u visini prosečne zarade u prethodnih 12 meseci, srazmerno broju dana neiskorišćenog godišnjeg odmora.

Imajući u vidu da prilikom primene instituta mirovanja radnog odnosa, zaposlenom ne prestaje radni odnos već mu prava i obaveze koje se stiču na radu i po osnovu rada miruju, mišljenja smo da nisu ispunjeni uslovi za primenu člana 76. Zakona o radu, odnosno da zaposleni nema pravo na naknadu za neiskorišćeni godišnji odmor."

Članom 1. stav 1. Zakona o zaposlenima u AP i JLS ("Sl. glasnik RS", br. 21/2016, 113/2017, 95/2018, 114/2021, 92/2023, 113/2017 - dr. zakon, 95/2018 - dr. zakon, 86/2019 - dr. zakon, 157/2020 - dr. zakon, 123/2021 - dr. zakon i 92/2023) predviđeno je da se ovim zakonom uređuju prava i dužnosti iz radnog odnosa zaposlenih u organima autonomnih pokrajina i jedinicama lokalne samouprave.

Članom 2. Zakona o pravobranilaštvu ("Sl. glasnik RS", br. 55/2014) predviđeno je da je pravobranilaštvo organ koji obavlja poslove pravne zaštite imovinskih prava i interesa Republike Srbije, autonomne pokrajine, odnosno jedinice lokalne samouprave.

Dakle, s obzirom da je pravobranilaštvo organ jedinice lokalne samouprave, radni staž ostvaren u organu pravobranilaštva računaće se kao radno iskustvo u struci za obavljanje poslove u određenom zvanju.

Članom 187. Zakona o radu ("Sl. glasnik RS", br. 24/2005, 61/2005, 54/2009, 32/2013, 75/2014, 13/2017 - odluka US, 113/2017 i 95/2018 - autentično tumačenje) predviđeno je da poslodavac ne može zaposlenom da otkaže ugovor o radu za vreme trudnoće, porodiljskog odsustva, odsustva sa rada radi nege deteta i odsustva sa rada radi posebne nege deteta. Zaposlenom se produžava rok za koji je ugovorom zasnovao radni odnos na određeno vreme do isteka korišćenja prava na odsustvo. Rešenje o otkazu ugovora o radu ništavo je ako je na dan donošenja rešenja o otkazu ugovora o radu poslodavcu bilo poznato postojanje okolnosti iz stava 1. ovog člana ili ako zaposleni u roku od 30 dana od dana prestanka radnog odnosa obavesti poslodavca o postojanju okolnosti iz stava 1. ovog člana i o tome dostavi odgovarajuću potvrdu ovlašćenog lekara ili drugog nadležnog organa.

Dakle, u ovom konkretnom slučaju privremena sprečenost za rad zbog bolesti deteta nije osnov po kome bi trebalo zaposlenom dalje produžavati rok za koji je ugovorom zasnovao radni odnos na određeno vreme.

Članom 50. Posebnog kolektivnog ugovora za zaposlene u jedinicama lokalne samouprave ("Sl. glasnik RS", br. 38/2019, 55/2020, 51/2022 i 44/2023) je propisano:

“Zaposleni ima pravo na jubilarnu novčanu nagradu u visini prosečne mesečne zarade po zaposlenom u Republici Srbiji prema objavljenom podatku organa nadležnog za poslove statistike, za poslednji mesec u prethodnoj kalendarskoj godini u odnosu na kalendarsku godinu u kojoj se jubilarna nagrada ostvaruje, s tim što se visina novčane nagrade uvećava za 30% i to:

1) Za 10 godina rada u radnom odnosu - u visini mesečne prosečne zarade,

2) Za 20 godina rada u radnom odnosu - u visini novčane nagrade iz tačke 1) ovog stava uvećane za 30%,

3) Za 30 godina rada u radnom odnosu - u visini novčane nagrade iz tačke 2) ovog stava uvećane za 30%,

4) Za 35 godina rada u radnom odnosu - u visini novčane nagrade iz tačke 3) ovog stava uvećane za 30%,

5) Za 40 godina rada u radnom odnosu - u visini novčane nagrade iz tačke 4) ovog stava uvećane za 30%.

Zaposleni ostvaruje pravo na jubilarnu nagradu za navršenih 10, 20, 30, 35 i 40 godina rada provedenih u radnom odnosu u državnom organu, organu autonomne pokrajine, odnosno jedinice lokalne samouprave, bez obzira na to u kom organu je zaposleni ostvarivao prava iz radnog odnosa.

U slučaju da je poslodavac preuzeo poslove i zaposlene od drugog poslodavca kao uslov za ostvarivanje prava na jubilarnu nagradu računaju se i godine rada u radnom odnosu kod prethodnog poslodavca.

Jubilarna nagrada se isplaćuje u roku od 30 dana od dana ostvarivanja ovog prava.

Zaposleni ima pravo na jubilarnu nagradu kod poslodavca, ako to pravo u kalendarskoj godini nije ostvario u drugom državnom organu, organu autonomne pokrajine ili jedinice lokalne samouprave u kojem je radio pre rada kod poslednjeg poslodavca.“

Dakle, u ovom konkretnom slučaju, zaposleni će, pored godina rada provedenih u organu JLS, ostvariti pravo na jubilarnu nagradu i za godine rada u Ministarstvu odbrane jer se radi o državnom organu, međutim u godine rada za jubilarnu nagradu mu se neće računati godine rada u Narodnoj banci Srbije jer se ne radi o državnom organu već o centralnoj banci Republike Srbije.

Zakon o lokalnoj samoupravi („Službeni glasnik RS“, br. 129/07, 83/14 - dr. zakon, 101/16 - dr. zakon, 47/18 i 111/21 - dr. zakon) ne propisuje obavezu organa jedinice lokalne samouprave da Vladu odnosno ministarstvo nadležno za sistem lokalne samouprave obaveste o tome da je nastupio neki od slučaja iz člana 85. tog zakona koji predstavlja osnov za raspuštanje skupštine jedinice lokalne samouprave.

Članom 78. stav 2. Zakona o lokalnoj samoupravi je propisano da organi Republike i teritorijalne autonomije vrše nadzor nad zakonitošću rada i akata organa jedinice lokalne samouprave, u skladu s Ustavom i zakonom, dok je stavom 3. istog člana propisano da je nadležan organ jedinice lokalne samouprave dužan da organu Republike, odnosno autonomne pokrajine, koji vrši nadzor nad zakonitošću rada i akata jedinice lokalne samouprave, blagovremeno dostavi tražene podatke, spise i isprave. Iz navedenog proističe da davanje podataka nadležnom organu Republike, odnosno autonomne pokrajine podrazumeva prethodni zahtev nadležnog organa.

Međutim, mišljenja smo da, bez obzira na to što ne postoji formalna obaveza, skupština jedinice lokalne samouprave treba da obavesti Ministarstvo državne uprave i lokalne samouprave, u čijem je delokrugu, na osnovu člana 11. Zakona o ministarstvima („Službeni glasnik RS“, br. 128/20, 116/22, 62/23 i 92/23 - dr. zakon), obavljanje poslova državne uprave koji se odnose na sistem lokalne samouprave, da je nastupio slučaj iz člana 85. Zakona o lokalnoj samoupravi, kako bi ovo ministarstvo moglo da postupi u skladu sa svojim ovlašćenjem iz člana 86. stav 1. Zakona o lokalnoj samoupravi, da Vladi predloži raspuštanje skupštine jedinice lokalne samouprave.

Članom 118. stav 1 tačka 3) Zakona o radu ("Sl. glasnik RS", br. 24/2005, 61/2005, 54/2009, 32/2013, 75/2014, 13/2017 - odluka US, 113/2017 i 95/2018 - autentično tumačenje) propisano je da zaposleni ima pravo na naknadu troškova u skladu sa opštim aktom i ugovorom o radu, za vreme provedeno na službenom putu u inostranstvu. U skladu sa stavom 2. ovog člana, visina ovih troškova mora biti izražena u novcu.

Članom 20. Uredbe o naknadi troškova i otpremnini državnih službenika i nameštenika ("Sl. glasnik RS", br. 98/2007 - prečišćen tekst, 84/2014, 84/2015, 74/2021 I 119/2023), propisano je da se državnom službeniku i namešteniku naknađuju troškovi ishrane i gradskog prevoza u mestu boravka u inostranstvu u iznosu od 15 evra na svaka 24 časa provedena u inostranstvu.

Kada se službeni put u inostranstvu zaposlenih u jedinicama lokalne samouprave realizuje i finansira iz međunarodnih sredstava, odnosno donacija, proizilazi takođe da je obračun i isplatu dnevnica (troškovi ishrane i gradskog prevoza u mestu boravka u inostranstvu) potrebno vršiti u skladu sa odredbama Zakona o radu i Uredbe o naknadi troškova i otpremnini državnih službenika i nameštenika. Stručnoj službi SKGO nisu poznate odredbe bilo iz navedenih propisa ili iz propisa i drugih dokumenata koji se odnose na budžetski sistem, uključujući i Uputstvo Ministarstva finansija za pripremu budžeta, a koje na drugačiji način uređuju utvrđivanje visine i isplatu dnevnica za službena putovanja u inostranstvu zaposlenih u JLS. Ipak, bilo bi poželjno sagledati i konkretan ugovorni aranžman u okviru kojeg se projekat sprovodi i hijerarhiju primenljivih pravnih akata (Finansijski sporazum u okviru kojeg je projekat odobren, Okvirni sporazum za instrument pretpristupne pomoći EU – odgovarajuća IPA, ukoliko je to izvor finansiranja projekta, itd.) da bi se sa sigurnošću ispitale opcije u pogledu predmetnog tretmana dnevnica. U zavisnosti od modaliteta implementacije (direktni ili indirektni) i nadležnog ugovaračkog tela (Delegacija EU, ili MFIN/CFCU), kao i nadležne nacionalne institucije za projekat (Ministarstvo za evropske integracije ili druga resorna institucija), bilo bi poželjno da se i od njih zatraži interpretacija u ovom pogledu.

Plate članova projektnog tima treba da odgovaraju stvarnom obimu njihovog angažovanja u realizaciji projekta uvažavajući procente angažovanja i iznose određene budžetom projekta. Potrebno je da jedinica lokalne samouprave donese odgovarajući akt (rešenje/zaključak) o potrebi angažovanja zaposlenih u jedinici lokalne samouprave na aktivnostima projekta. Ovaj akt treba da sadrži imena službenika koji učestvuju na realizaciji projekta, opis aktivnosti kao i vremenski period u kome će zaposleni obavljati aktivnosti na realizaciji projekta.  

Ukoliko zaposleni pored svojih redovnih poslova, obavlja i poslove na realizaciji projekta, on ima pravo na dodatak za dodatno opterećenje. Članom 41. Posebnog kolektivnog ugovora za zaposlene u jedinicama lokalne samouprave ("Sl. glasnik RS", br. 38/2019, 55/2020, 51/2022 i 44/2023) propisana je mogućnost da ako po pismenom nalogu neposrednog rukovodioca zaposleni radi i poslove koji nisu u opisu njegovog radnog mesta zbog privremeno povećanog obima posla ili poslove odsutnog zaposlenog, ima pravo na dodatak za dodatno opterećenje na radu. U pismenom nalogu se navodi i naziv radnog mesta čije poslove će zaposleni obavljati usled privremenog povećanja obima poslova i razlozi koji su doveli do privremenog povećanja obima posla, odnosno ime zaposlenog koji je odsutan. Dodatak za prekovremeni rad isključuje dodatak za dodatno opterećenje na radu. Dodatak za dodatno opterećenje od najmanje 10 radnih dana mesečno iznosi 4% osnovne plate, odnosno 5% osnovne plate ako zaposleni zamenjuje rukovodioca unutrašnje jedinice. Dodatak za dodatno opterećenje od najmanje 20 radnih dana mesečno iznosi 8% osnovne plate, odnosno 10% osnovne plate ako zaposleni zamenjuje rukovodioca unutrašnje jedinice. Dakle, uslov za isplatu dodatnog opterećenja u skladu sa odredbama Posebnog kolektivnog ugovora za zaposlene u jedinicama lokalne samouprave jeste da poslovi koje zaposleni obavlja kao projektne zadatke nisu poslovi koji su mu već u opisu radnog mesta.

Po pitanju angažovanja novih lica za rad na projektima, članom 70. Zakona o zaposlenima u autonomnim pokrajinama i jedinicama lokalne samouprave ("Službeni glasnik RS", br. 21/2016, 113/2017 - dr. zakon, 95/2018, 114/2021 i 92/2023) predviđeno je da se radni odnos u organu JLS može zasnovati i za vreme čije trajanje je unapred određeno (radni odnos na određeno vreme) između ostalog i radi učešća u pripremi ili realizaciji određenog projekta, najduže do završetka projekta. Radni odnos na određeno vreme u ovom slučaju zasniva se bez obaveze sprovođenja internog ili javnog konkursa i ne može prerasti u radni odnos na neodređeno vreme.

Lica angažovana radi realizacije projekata koji se finansiraju sredstvima Evropske unije ili sredstvima donacija, ukoliko se naknade za njihov rad, sa pripadajućim porezima i doprinosima, finansiraju iz ovih izvora, izuzeta su od ograničenja ukupnog broja zaposlenih na određeno vreme uspostavljenog članom 27k stav 4. Zakona o budžetskom sistemu ("Sl. glasnik RS", br. 54/2009, 73/2010, 101/2010, 101/2011, 93/2012, 62/2013, 63/2013 - ispr., 108/2013, 142/2014, 68/2015 - dr. zakon, 103/2015, 99/2016, 113/2017, 95/2018, 31/2019, 72/2019, 149/2020 i 118/2021 – dr. zakon, 138/2022 i 92/2023).

Članom 36. Posebnog kolektivnog ugovora za zaposlene u jedinicama lokalne samouprave ("Sl. glasnik RS", br. 38/2019, 55/2020, 51/2022 i 44/2023) predviđeno je da zaposleni ima pravo na dodatak na osnovnu platu u visini od 0,4% osnovne plate za svaku navršenu godinu rada u radnom odnosu (minuli rad) u državnom organu, organu autonomne pokrajine, odnosno organu lokalne samouprave, nezavisno od toga u kom organu je radio i da li je organ u kome je zaposleni radio u međuvremenu promenio naziv, oblik organizovanja ili je prestao da postoji. Pravo na minuli rad ostvaruje se i za godine rada kod poslodavca od koga je organ, odnosno poslodavac preuzeo nadležnosti, poslove i zaposlene. Zaposleni ostvaruje pravo na minuli rad i za godine rada provedene u organima ranijih saveznih država čiji je pravni sledbenik Republika Srbija, a koji su usled promene državnog uređenja prestali da postoje.

Zaposleni ima pravo na jubilarnu novčanu nagradu u visini prosečne mesečne zarade po zaposlenom u Republici Srbiji prema objavljenom podatku organa nadležnog za poslove statistike, za poslednji mesec u prethodnoj kalendarskoj godini u odnosu na kalendarsku godinu u kojoj se jubilarna nagrada ostvaruje, s tim što se visina novčane nagrade uvećava za 30% i to:

1) Za 10 godina rada u radnom odnosu – u visini mesečne prosečne zarade ,

2) Za 20 godina rada u radnom odnosu – u visini novčane nagrade iz tačke 1) ovog stava uvećane za 30%,

3) Za 30 godina rada u radnom odnosu – u visini novčane nagrade iz tačke 2) ovog stava uvećane za 30%,

4) Za 35 godina rada u radnom odnosu – u visini novčane nagrade iz tačke 3) ovog stava uvećane za 30%,

5) Za 40 godina rada u radnom odnosu – u visini novčane nagrade iz tačke 4) ovog stava uvećane za 30%.

Zaposleni ostvaruje pravo na jubilarnu nagradu za navršenih 10, 20, 30, 35 i 40 godina rada provedenih u radnom odnosu u državnom organu, organu autonomne pokrajine, odnosno jedinice lokalne samouprave, bez obzira na to u kom organu je zaposleni ostvarivao prava iz radnog odnosa. U slučaju da je poslodavac preuzeo poslove i zaposlene od drugog poslodavca kao uslov za ostvarivanje prava na jubilarnu nagradu računaju se i godine rada u radnom odnosu kod prethodnog poslodavca. Jubilarna nagrada se isplaćuje u roku od 30 dana od dana ostvarivanja ovog prava. Zaposleni ima pravo na jubilarnu nagradu kod poslodavca, ako to pravo u kalendarskoj godini nije ostvario u drugom državnom organu, organu autonomne pokrajine ili jedinice lokalne samouprave u kojem je radio pre rada kod poslednjeg poslodavca.

S obzirom da ni zdravstveni centar ni škola nisu državni organ, organ autonomne pokrajine, niti organ jedinice lokalne samouprave, zaposleni u organu jedinice lokalne samouprave ne mogu ostvarivati pravo na minuli rad za godine provedene u tim ustanovama, kao ni pravo na jubilarnu nagradu, jer se isti organi uzimaju u obzir.

Administrativni postupak je upravni i drugi postupak koji sprovode državni organi i organizacije, organi i organizacije autonomnih pokrajina i organi i organizacije jedinica lokalne samouprave, ustanove, javna preduzeća, posebni organi preko kojih se ostvaruje regulatorna funkcija, kao i pravna i fizička lica kojima su poverena javna ovlašćenja i koji se pokreću po zahtevu privrednih subjekata i građana radi ostvarivanja određenog prava ili ispunjavanja propisane obaveze. Administrativni postupak se odnosi na ostvarivanje prava, obaveza i pravnih interesa privrednih subjekata i građana u kojima organi izdaju licence, dozvole, odobrenja, saglasnosti, rešenja, uverenja, potvrde, sertifikate, izveštaj, mišlјenje, obaveštenje, svedočanstvo, uslove, deklaraciju, zapisnik, lične i druge dokumente, izvode iz službenih evidencija ili unose dostavlјene podatke i dokumente u određene javne evidencije u skladu sa zakonom. Administrativnim postupkom se u smislu Zakona o registru aadministrativnih postupaka ne smatraju sudski postupci i postupci koje sprovode imaoci javnih ovlašćenja poverenih od strane suda, postupci koji proističu iz radnog odnosa u organu, kao i postupci koji se pokreću na zahtev organa, a koje sprovodi drugi organ. Jedinice lokalne samouprave dužne su da upišu postupke iz svoje izvorne nadležnosti. 

Administratori registra su korisnici naloga koji omogućava kreiranje postupka po zahtevu administrator organa, kreiranje korisničkih naloga u Registru, kao i koordinaciju svih aktivnosti u postupku upisa, brisanja i ažuriranje podataka o postupcima. Imajući u vidu da je ovo lice zaduženo za koordinaciju svih aktivnosti u procesu popisa postupaka, nije preporučljivo da više lica obavlja ove poslove. Eventualno se može odrediti dva administratora registra, kako bi se proces upisa odvijao nesmetano u slučaju da je jedan odsutan. 

Administrator organa ima mogućnost sam da unosi podatke u elektronski obrazac kada je postupak kod njega na odobrenju i nosi status „Čeka odobrenje od administratora K2”. Na administratoru organa je da proceni da li će sam unositi korekcije ili će postupak vratiti ovlašćenom licu i uputiti šta treba da ispravi u obrascu navodeći jasne instrukcije u polje Komentar koje se nalazi iznad svake sekcije.