Član 5. stav 1. tačka 5. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, broj 87/18) propisuje da se podaci o ličnosti moraju čuvati u obliku koji omogućava identifikaciju lica samo u roku koji je neophodan za ostvarivanje svrhe obrade („ograničenje čuvanja”).

Član 8. istog zakona propisuje da, izuzetno od člana 5. stav 1. tačka 5) ovog zakona, podaci o ličnosti koji se obrađuju isključivo u svrhe arhiviranja u javnom interesu, u svrhe naučnog ili istorijskog istraživanja, kao i u statističke svrhe, mogu se čuvati i u dužem roku, uz poštovanje odredaba ovog zakona o primeni odgovarajućih tehničkih, organizacionih i kadrovskih mera, a u cilju zaštite prava i sloboda lica na koje se podaci odnose, a ako isti rok nije određen zakonom, određuje ga rukovalac.

S obzirom da predmetne uredbe regulišu rokove čuvanja dokumentacije (koja obuhvata i podatke o ličnosti u njima), potrebno je pridržavati se istih rokova.

Član 41. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, broj 87/18) propisuje da je rukovalac dužan da preduzme odgovarajuće tehničke, organizacione i kadrovske mere kako bi obezbedio da se obrada vrši u skladu sa ovim zakonom i bio u mogućnosti da to predoči, uzimajući u obzir prirodu, obim, okolnosti i svrhu obrade, kao i verovatnoću nastupanja rizika i nivo rizika za prava i slobode fizičkih lica, da se ove mere preispituju i ažuriraju, ako je to neophodno, te ako je to u srazmeri sa obradom podataka, ove mere uključuju primenu odgovarajućih internih akata rukovaoca o zaštiti podataka o ličnosti.

S obzirom na nadležnosti organa jedinica lokalnih samouprava, prirodu, obim, okolnosti i svrhu obrade podataka o ličnosti koje vrše, kao i verovatnoću nastupanja rizika i nivo rizika za prava i slobode fizičkih lica, isti organi bi trebalo da sačine i primene odgovarajuće interne akte o zaštiti podataka o ličnosti.

Član 5. stav 1. tačka 5. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, broj 87/18) propisuje da se podaci o ličnosti moraju čuvati u obliku koji omogućava identifikaciju lica samo u roku koji je neophodan za ostvarivanje svrhe obrade („ograničenje čuvanja”).

Član 12. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, broj 87/18) propisuje da je obrada zakonita samo ako je ispunjen jedan od sledećih uslova: 1) lice na koje se podaci o ličnosti odnose je pristalo na obradu svojih podataka o ličnosti za jednu ili više posebno određenih svrha; 2) obrada je neophodna za izvršenje ugovora zaključenog sa licem na koje se podaci odnose ili za preduzimanje radnji, na zahtev lica na koje se podaci odnose, pre zaključenja ugovora; 3) obrada je neophodna u cilju poštovanja pravnih obaveza rukovaoca; 4) obrada je neophodna u cilju zaštite životno važnih interesa lica na koje se podaci odnose ili drugog fizičkog lica; 5) obrada je neophodna u cilju obavljanja poslova u javnom interesu ili izvršenja zakonom propisanih ovlašćenja rukovaoca; 6) obrada je neophodna u cilju ostvarivanja legitimnih interesa rukovaoca ili treće strane, osim ako su nad tim interesima pretežniji interesi ili osnovna prava i slobode lica na koje se podaci odnose koji zahtevaju zaštitu podataka o ličnosti, a posebno ako je lice na koje se podaci odnose maloletno lice. Stav 1. tačka 6) ovog člana ne primenjuje se na obradu koju vrši organ vlasti u okviru svoje nadležnosti.

Dakle, kao i u ostalim slučajevima obrade podataka, i u pomenutoj situaciji mora se obezbediti adekvatan osnov obrade podataka o ličnosti, i podatke čuvati samo u roku koji je neophodan za ostvarenje svrhe.

Član 12. Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, broj 87/18) propisuje da je obrada zakonita samo ako je ispunjen jedan od sledećih uslova: 1) lice na koje se podaci o ličnosti odnose je pristalo na obradu svojih podataka o ličnosti za jednu ili više posebno određenih svrha; 2) obrada je neophodna za izvršenje ugovora zaključenog sa licem na koje se podaci odnose ili za preduzimanje radnji, na zahtev lica na koje se podaci odnose, pre zaključenja ugovora; 3) obrada je neophodna u cilju poštovanja pravnih obaveza rukovaoca; 4) obrada je neophodna u cilju zaštite životno važnih interesa lica na koje se podaci odnose ili drugog fizičkog lica; 5) obrada je neophodna u cilju obavljanja poslova u javnom interesu ili izvršenja zakonom propisanih ovlašćenja rukovaoca; 6) obrada je neophodna u cilju ostvarivanja legitimnih interesa rukovaoca ili treće strane, osim ako su nad tim interesima pretežniji interesi ili osnovna prava i slobode lica na koje se podaci odnose koji zahtevaju zaštitu podataka o ličnosti, a posebno ako je lice na koje se podaci odnose maloletno lice. Stav 1. tačka 6) ovog člana ne primenjuje se na obradu koju vrši organ vlasti u okviru svoje nadležnosti.

Zakon o privatnom obezbeđenju ("Službeni glasnik RS", br. 104 od 27. novembra 2013, 42 od 11. maja 2015, 87 od 13. novembra 2018.) uređuje obavezno obezbeđenje i zaštitu određenih objekata, poslove i rad pravnih i fizičkih lica u oblasti privatnog obezbeđenja, uslove za njihovo licenciranje, način vršenja poslova i ostvarivanje nadzora nad njihovim radom.

Član 4. ovog zakona propisuje: Obavezno obezbeđeni objekti su objekti od strateškog značaja za Republiku Srbiju i njene građane, kao i objekti od posebnog značaja čijim oštećenjem ili uništenjem bi mogle nastupiti teže posledice po život i zdravlje ljudi ili koji su od interesa za odbranu zemlje, osim objekata čiju zaštitu obavljaju državni organi i objekata čija se zaštita obavlja saglasno propisima iz oblasti odbrane (stav 1); pod obavezno obezbeđenim objektima smatra se i prostor na kome se nalaze ti objekti i čine njihov sastavni deo, kao i prateći objekti koji su u funkciji tih objekata (stav 2).

Član 5. istog zakona propisuje: Zaštita obavezno obezbeđenih objekata obavlja se, kao poslovna funkcija pravnog lica kome ti objekti pripadaju, na način predviđen opštim aktom o organizaciji i sistematizaciji (stav 1); zaštita obavezno obezbeđenih objekata, u skladu sa opštim aktom o organizaciji i sistematizaciji, obavlja se ugovornim angažovanjem subjekata licenciranih za obavljanje delatnosti privatnog obezbeđenja ili kao organizovana samozaštitna delatnost (stav 2); u pravnom licu kome pripadaju objekti od posebnog značaja za odbranu zemlje, samozaštitna delatnost obavezno ima organizovanu plansku, organizacionu i kontrolnu funkciju (stav 3).

Član 29. istog zakona propisuje: Poslovi tehničke zaštite vrše se upotrebom tehničkih sredstava i uređaja za sprečavanje protivpravnih radnji prema licima, imovini ili poslovanju, a naročito za zaštitu od: 1) nedozvoljenog pristupa u prostore i objekte koji se obezbeđuju; 2) iznošenja, odnosno otuđenja i neovlašćenog korišćenja štićenih predmeta; 3) unošenja oružja, eksplozivnih, radioaktivnih i drugih opasnih predmeta i materija; 4) provale, diverzije i nasilnog napada na objekat ili oduzimanje predmeta; 5) neovlašćenog pristupa podacima i dokumentaciji; 6) zaštitu vozila za transport novca i drugih prevoznih sredstava; 7) drugih identifikovanih rizika.

Član 30. istog zakona propisuje: Upotrebom tehničkih sredstava i uređaja za obezbeđenje lica, imovine i poslovanja smatraju se usluge koje se pružaju primenom pojedinačnih ili funkcionalno povezanih perimetarskih mera, uređaja i sistema za: protivprovalnu i protivprepadnu zaštitu, zaštitu od požara, video-obezbeđenje, kontrolu pristupa, socijalne alarme, satelitsko praćenje vozila (GPS), elektrohemijsku zaštitu vrednosti, mehaničku zaštitu i zaštitu podataka, osim: 1) proizvodnje, marketinga, prodaje, isporuke, ugradnje protivprovalnih vrata, sigurnosnih brava, ograda i interfona bez mogućnosti vizuelnog snimanja i arhiviranja snimaka na objektima namenjenim za stanovanje, parkiralištima i garažama u sklopu ovih objekata, bez usluge održavanja, nadgledanja i povezivanja u sistem tehničke zaštite; 2) proizvodnje, marketinga, prodaje i ugradnje mehaničke zaštite, alarmnih uređaja, kao i fabrički ugrađenih GPS i drugih tehničkih uređaja u vozilima bez usluge održavanja, nadgledanja i povezivanja na sistem tehničke zaštite; 3) proizvodnje, marketinga, prodaje, isporuke protivprovalnih i protivprepadnih alarma kao i drugih uređaja i sredstava tehničke zaštite; 4) opravke, održavanja i servisiranja uređaja i sredstava tehničke zaštite u servisima ovlašćenim od proizvođača uređaja i sredstava (stav 1); tehnička sredstva i uređaji mogu biti povezani u sistem tehničke zaštite (stav 2).

Član 31. istog zakona propisuje da se tehnička zaštita sprovodi na području štićenog objekta ili prostora, prilikom obezbeđenja štićenih lica, imovine i poslovanja, ili prilikom obezbeđenja transporta novca i vrednosnih pošiljki, kao i da tehnička sredstva koja se koriste u obavljanju poslova privatnog obezbeđenja nije dozvoljeno koristiti na način kojim se narušava privatnost drugih.

 Član 32. istog zakona propisuje: kada se poslovi zaštite objekta ili prostora koji se koriste za javnu upotrebu vrše uz upotrebu uređaja za snimanje slike, pravno lice i preduzetnik za privatno obezbeđenje dužni su da na vidljivom mestu istaknu obaveštenje da je objekat ili prostor zaštićen video obezbeđenjem, a korisnik usluga je obavezan da to prihvati i arhivirane snimke čuva najmanje 30 dana i da ih, na zahtev, stavi na uvid ovlašćenom policijskom službeniku (stav 1); podaci iz stava 1. ovog člana mogu se koristiti samo u svrhu za koju su prikupljeni (stav 2); zabranjeno je ustupanje trećim licima i javno objavljivanje podataka iz stava 1. ovog člana, osim u slučajevima predviđenim zakonom (stav 3).

Prilikom razmatranja obrade podataka o ličnosti članova biračkih odbora, potrebno je razmotriti propise kojima se uređuju izbori. Tako je npr. Republička izborna komisija, na osnovu čl. 34. i 98. Zakona o izboru narodnih poslanika („Službeni glasnik RS“, br. 35/00, 57/03 – odluka US, 72/03 – dr. zakon, 18/04, 85/05 – dr. zakon, 101/05 – dr. zakon, 104/09 – dr. zakon, 28/11 – odluka US, 36/11 i 12/20) i člana 95. Uputstva za sprovođenje izbora za narodne poslanike Narodne skupštine, raspisanih za 26. aprila 2020. godine („Službeni glasnik RS“, broj 20/20), donela Odluku o naknadama, materijalnim i drugim troškovima za sprovođenje izbora za narodne poslanike Narodne skupštine, raspisanih za 26. april 2020. godine. Tačkom 12. ove odluke, regulisano je da se isplata naknada za rad u biračkim odborima vrši isključivo uplatom na tekuće račune lica iz tač. 9. i 10. ove odluke u poslovnim bankama. Ovim propisom, međutim, nije propisano koji podaci o ličnosti članova biračkih odbora se u te svrhe prikupljaju, niti koliko dugo se čuvaju, pa bi trebalo razmotriti i propise kojima se uređuje arhiviranje i kancelarijsko poslovanje.

S obzirom na svrhu predmetne obrade podataka o ličnosti, u pitanju je obrada koja je neophodna u cilju poštovanja pravnih obaveza rukovaoca, u smislu člana 12. stav 1. tačka 3.  Zakona o zaštiti podataka o ličnosti („Sl. glasnik RS“, broj 87/18).

 S tim u vezi, neophodno je voditi računa o načelima obrade iz člana 5. istog zakona, prema kojima podaci o ličnosti moraju biti primereni, bitni i ograničeni na ono što je neophodno u odnosu na svrhu obrade („minimizacija podataka”) i čuvati se u obliku koji omogućava identifikaciju lica samo u roku koji je neophodan za ostvarivanje svrhe obrade („ograničenje čuvanja”).